SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

SURAT MASUK

 a. Penerimaan

Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :

Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

Meneliti ketepatan alamat pengirim

Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

Menandatangani surat telah diterima

b. Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :

Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.

Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain.

Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

c. Pembukaan Surat

Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah surat-surat boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.

d. Pencatatan

Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu seperti misalnya kartu kendali.

e. Pengarahan

Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang digunakan yaitu :

Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat

Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri.

f. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.

g. Pendistribusian Surat

Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern.

h. Pemrosesan Surat

Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, surat tersebut harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.

i. Penyimpanan Surat

Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain  sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

SURAT KELUAR

 1. Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu

a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya

 5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

6. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

 8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

• dikirim oleh petugas pengiriman surat

• dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

CHRISTINA  MARGARETHA  ALBERTA  10 OTKP / 7